martes, 5 de marzo de 2013

Organizando Contenidos

Para ensayos, cuentos, glosarios y hasta recetarios, siempre es aconsejable organizar el manuscrito creando tablas de contenidos. Qué mejor que un índice que contenga enlaces para cada una de las secciones permitiendo brincar directamente a la página deseada.

Hoy en día, resulta muy sencillo recurrir al procesador de palabras para crear tablas de contenido automáticas. El procedimiento consta de enmarcar los encabezados por anticipado y así generar la tabla de manera instantánea.

Se identifican los encabezados, uno por uno, resaltando la palabra o frase principal y eligiendo el nivel correspondiente en el menú de estilos Styles. Los niveles predefinidos en Word van numerados de mayor importancia (Heading 1) a menor importancia (Heading 3), dando la opción de agregar aún más subniveles. Es importante recalcar que el título principal no debe ser etiquetado como encabezado, ya que no formará parte de la tabla.

Al resaltar el encabezado de una sección y darle clic al nivel correspondiente (por ejemplo: Heading 1), cambia de inmediato el tamaño y color del texto resaltado, mostrando así que se le ha asignado un nivel. Ahora que ya está definido, Word permite modificar el tamaño, color y tipografía del texto y esta modificación no afectará su categoría.

El procedimiento de resaltar y asignar se realiza para cada elemento que se quiera incluir en la tabla de contenidos. Si es un encabezado de primer nivel, entonces se le da clic a Heading 1, si es de segundo nivel, Heading 2, y así sucesivamente. A continuación puedes ver 2 ejemplos de asignación de encabezados:

Asignación de encabezados para un documento con capítulos.

Asignación de encabezados para un recetario.



Una vez establecidos los niveles de encabezados, llega la hora de generar la Tabla de Contenidos. Para lograrlo, se selecciona primero la pestaña de Elementos del Documento Document Elements dentro de la Galería superior de la pantalla y se le da clic a la opción Tabla de Contenidos Table of Contents y aparecerán diversos estilos de tablas.



Se posiciona el cursor en el lugar donde se desea insertar la tabla dentro del documento. Se da clic al estilo deseado y automáticamente aparece la tabla con los encabezados ya organizados. Ahora, al dar clic a un número de página dentro de la tabla, brincará directamenta a la sección indicada.

Si más adelante se agregan, modifican o borran encabezados, habrá que renovar la tabla. Para lograrlo, simplemente hay que dar un clic sobre la tabla y elegir las opción de Actualizar la Tabla Update Table. Inmediatamente se desplegará el nuevo contenido.



El procedimiento es similar para los procesadores de palabra Pages y Google Docs, sin embargo Word tiene la ventaja de ofrecer un mayor número de estilos de tablas.

Cuando tu escrito sea extenso o contenga múltiples secciones, podrás organizarlo mediante una tabla de contenidos y así saltar libremente de un lado a otro sin tener que recorrer cada uno de sus elementos.

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